De invoering van het geregistreerde kassasysteem, beter bekend als de witte kassa, verloopt niet van een leien dakje. Vorig jaar verwierp de Raad van State nog de 10% omzet-regel. Daarom heeft de regering beslist nieuwe regels in te voeren vanaf 1 juli 2016. Voortaan geldt dat de omzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 euro exclusief BTW op jaarbasis moet bedragen. Is dat bij u het geval? Dan moet u een geregistreerd kassasysteem gebruiken.
Er wordt bij de nieuwe regels enkel gekeken naar de maaltijden die ter plaatse verbruikt worden oftewel de horeca-omzet waarop het BTW-percentage van 12% van toepassing is. Men houdt dus geen rekening met de dranken en de meeneemmaaltijden. Toch is het belangrijk om te weten dat wanneer u een witte kassa moet gebruiken u ook de verkoop van de dranken en de meeneemmaaltijden moet registreren via het kassasysteem.
Om te kijken of u voldoet aan de voorwaarden moet u kijken naar de omzet van 2015. Bij nieuwe uitbatingen kijkt u naar uw omzetprognose in uw financieel plan.
U voldoet niet aan de voorwaarden voor de witte kassa?
Als u geen geregistreerd kassasysteem moet gebruiken, dan blijft u evenwel verplicht om een BTW-bonnetje uit te reiken. Hierop moeten zowel de geserveerde maaltijden als de daarbij horende dranken op vermeld worden.
Bovendien moet u op het einde van het jaar nagaan of u de drempel van 25.000 euro omzet voor geserveerde maaltijden niet overschrijdt. U heeft namelijk maar twee maanden de tijd om u te registreren. Bovendien moet u de maand erop reeds het kassasysteem effectief gebruiken.
Dus als u op 31.12.2016 merkt dat u boven de grens van 25.000 euro zit, dan heeft u tijd tot 28.02.2017 om u te laten registeren. Uiterlijk 31.03.2017 moet u dan gebruik maken van het geregistreerd kassaysteem.
Eenmaal de drempel is overschreden, moet u het geregistreerd kassasysteem gebruiken en blijven gebruiken.
Meerdere inrichtingen
Indien u meerdere zaken uitbaat, dan moet u kijken naar de omzet per inrichting. Het kan dus perfect zijn dat u voor uw ene zaak een witte kassa nodig heeft en voor de andere nog met BTW-bonnetjes moet werken.
Uitzonderingen
Er zijn enkele uitzondering op de algemene regel:
- U hoeft geen witte kassa te installeren indien u in de fase van het eindverbruik beroep doet op een onderaannemer. Evenwel op voorwaarde dat die onderaannemer wel moet werken met een geregistreerd kassasysteem.
Het gaat hier vooral om zaken die hun infrastructuur ter beschikking stellen van cateraars en onderaannemers.
Helpt u of uw personeel mee aan de bereiding van de maaltijden, dan dient u wel een geregistreerd kassasysteem te gebruiken, indien u de grens van 25.000 euro overschrijdt. - Hotels moeten ook geen geregistreerd kassasysteem gebruiken indien men zowel de overnachting als de maaltijden op één globale afrekening zet. Hetzelfde principe geldt voor Bed & Breakfasts.
- Het bedrijfsrestaurant valt ook buiten de verplichting indien
-de hoofdactiviteit van het bedrijf geen horeca-activiteit is;
– het bedrijfsrestaurant enkel tijdens de werkuren toegankelijk is;
– en enkel personeelsleden en gelieerde personen er gebruik van kunnen maken.
Er wordt evenwel een afwijking toegestaan dat externen het bedrijfsrestaurant eveneens kunnen gebruiken. Maar hun omzet mag niet meer dan 5% van de totale omzet omvatten.
